Olá, eu sou Diego Camilo,especialista em gestão de pessoas para projetos audiovisuais e produtor de elenco. Neste texto, eu vou falar sobre a prestação de contas de despesas para membros da equipe que trabalham em projetos audiovisuais de curta duração. Em especial, vou dar ênfase às despesas com transporte, haja visto que atualmente as produções têm optado por utilizar carros de app no lugar das tradicionais vans de produção.
A importância do reembolso na gestão de projetos
A prestação de contas de despesas é uma atividade que consiste em registrar e comprovar os gastos realizados pelos membros da equipe durante a execução de um projeto. Essa atividade é importante para garantir a transparência, a eficiência e a legalidade dos recursos utilizados, além de possibilitar o reembolso das despesas, quando for o caso.
As despesas com transporte são um dos principais tipos de gastos que os membros da equipe têm em projetos audiovisuais de curta duração. Essas despesas envolvem o deslocamento dos membros da equipe entre os locais de gravação, hospedagem, alimentação e outros pontos relacionados ao projeto. Para facilitar a mobilidade e reduzir os custos, muitas produções têm optado por utilizar carros de app, como Uber, 99 ou outros aplicativos similares, no lugar das tradicionais vans de produção.
Os carros de app oferecem algumas vantagens para os membros da equipe e para as produções, como:
Maior flexibilidade e conveniência: os membros da equipe podem solicitar um carro pelo aplicativo a qualquer momento e em qualquer lugar, sem depender de horários ou rotas pré-definidas.
Menor tempo e custo: os membros da equipe podem escolher o trajeto mais rápido e econômico para o seu destino, evitando congestionamentos ou tarifas extras.
Maior segurança e conforto: os membros da equipe podem viajar em carros novos, limpos e equipados com ar-condicionado, GPS e outros recursos.
Maior controle e rastreabilidade: os membros da equipe podem acompanhar o status da sua corrida pelo aplicativo, receber o recibo por e-mail e avaliar o serviço prestado pelo motorista.
Mas por que o reembolso é tão importante na gestão de projetos? O reembolso é uma prática que permite que os membros da equipe que trabalham em projetos possam ter os seus custos com viagens, alimentação, hospedagem e outros gastos relacionados ao trabalho devolvidos pela empresa. Isso evita que eles tenham que arcar com essas despesas do próprio bolso, o que pode gerar insatisfação e desmotivação.
Além disso, o reembolso também traz benefícios para a empresa, pois permite que ela tenha mais controle sobre os gastos dos projetos, evite fraudes e desperdícios, e cumpra as normas legais e fiscais. Uma boa gestão de reembolso também contribui para o planejamento e a execução dos projetos, pois ajuda a definir metas, orçamentos e cronogramas mais realistas e eficientes.
Como emitir o recibo da sua corrida
Para fazer a prestação de contas das despesas com transporte, os membros da equipe precisam emitir o recibo da sua corrida pelo aplicativo que utilizaram. O recibo é um documento que comprova o valor pago pela corrida, o trajeto percorrido, a data e a hora da viagem, o nome do motorista e do passageiro, entre outras informações. O recibo pode ser enviado por e-mail ou baixado em formato PDF pelo próprio aplicativo.
Veja como emitir o recibo da sua corrida pelos aplicativos mais confiáveis e utilizados:
Uber: Abra o aplicativo e toque no menu (três linhas horizontais) no canto superior esquerdo. Em seguida, toque em “Suas viagens” e selecione a viagem que você deseja emitir o recibo. Depois, toque em “Recibo” e escolha a opção “Enviar por e-mail”. Digite o seu endereço de e-mail e toque em “Enviar”. Você receberá um e-mail com o recibo em formato PDF, que você pode imprimir ou salvar.
99: Abra o aplicativo e toque no menu (três linhas horizontais) no canto superior esquerdo. Em seguida, toque em “Corridas” e selecione a corrida que você deseja emitir o recibo. Depois, toque em “Detalhes” e escolha a opção “Enviar recibo por e-mail”. Digite o seu endereço de e-mail e toque em “Enviar”. Você receberá um e-mail com o recibo em formato PDF, que você pode imprimir ou salvar.
Outros aplicativos: Antes de utilizar um aplicativo diferente do Uber ou do 99, verifique se ele emite um recibo válido e aceitável pela produção. Você pode consultar o site ou o suporte do aplicativo para saber como emitir o recibo da sua corrida. Geralmente, os aplicativos oferecem a opção de enviar o recibo por e-mail ou baixar em formato PDF. Mas não deixe para fazer isso na última hora, pois pode haver problemas técnicos ou demora no envio. O ideal é que você confira isso com pelo menos um dia de antecedência. Além disso, vale a pena consultar a produção para saber se eles aceitam o recibo do aplicativo que você pretende usar. Caso contrário, você pode não conseguir solicitar o reembolso da sua corrida.
Conclusão
Depois de emitir o recibo da sua corrida, você deve enviá-lo para a produção junto com as demais despesas do projeto. A produção irá verificar se as despesas estão dentro do orçamento previsto e se estão de acordo com as normas estabelecidas. Caso você tenha direito ao reembolso das despesas, a produção irá informar o prazo e a forma de pagamento.
Espero que este texto tenha sido útil para você. Se você tiver alguma dúvida ou sugestão, por favor, deixe seu comentário abaixo ou entre em contato comigo pelo Instagram @diegocamilo1.